As comunicações são o centro gravitacional de
todas as atividades humanas. Literalmente nada acontece sem que haja prévia
comunicação. Um grande número de problemas pode ser ligado à falta de
comunicação - saber qual é o problema já é ter meia solução.
Comunicar bem não é só transmitir ou só receber
bem. COMUNICACÃO é troca de ENTENDIMENTO, e ninguém entende ninguém sem
considerar além das palavras, as emoções e a situação em que fazemos a
tentativa de tornar comuns conhecimentos, ideias, instruções ou qualquer
outra mensagem, seja ela verbal, escrita ou corporal.
Um erro
comum é o de emitir instruções por escrito e acreditar que sua interpretação
será, assim, mais precisa e que não haverá possibilidade de problemas. Temos
plena necessidade de tanto verificar a receptividade de uma instrução escrita
como a de examinar o entendimento de instruções verbais.
As recompensas das boas comunicações são grandes,
mas difíceis são os meios de se obtê-las, para isto sempre esteja atento às
bases para a boa comunicação, para que ocorra comunicação entre duas pessoas
(transmissor/receptor) é vital que se observem as seguintes regras:
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- Saber Ouvir - Demonstre estar apto a
ouvir informações mesmo que desagradáveis e críticas, procurando vê-las
de forma construtiva. Escute, ouça atentamente, demonstrando interesse
pelo que está sendo apresentado, não interrompa desnecessariamente.
- Examine
o ponto criticado - Seja humilde e examine o
ponto criticado para dar crédito às boas ideias e ao trabalho sincero. Ao receber críticas,
procure extrair os aspectos positivos e construtivos. Posteriormente
analise e estabeleça procedimentos de ajuste e/ou correções.
- Evite
termos técnicos - Não use gírias e evite termos técnicos que
podem atrapalhar na comunicação, se for imprescindível o seu uso,
explique qual o significado dos termos usados. Você pode estar falando
com alguém que quer entender o que você está falando e não consegue,
provavelmente na próxima vez ele não o procurará. Use uma linguagem que
descreva a realidade.
- Esclareça
suas ideias - Esclareça suas ideias antes de
transmiti-las, faça com que elas sejam precisas. Analise se as suas ideias
estão coerentes com o que se deseja transmitir.
- Expresse
o seu interesse - Entre frequentemente em contato com as
pessoas e escute. Expresse seu interesse pelos seus problemas e escute.
Questione o interlocutor, peça detalhes.
- Ações
X Informações - Demonstre que ações são tomadas baseadas
em informação, caso contrário o pessoal pensará que não valeu a pena o
tempo e o esforço despendidos para manter o fluxo de comunicação.
Execute suas ações com base nas informações adquiridas e validadas.
- Suas
ações apoiam o que você diz? - Suas ações refletem o
que você pensa e diz para os outros.
- Procure
ser objetivo-
Seja objetivo, não faça rodeios, mesmo que a mensagem seja o que as
pessoas não gostariam de ouvir.
- Que
mensagem quero transmitir? - Trace qual é o objetivo
da mensagem, o que você deseja que os receptores da mensagem absorvam,
qual é o verdadeiro propósito da comunicação.
- A
quem vou me dirigir? - Antes de transmitir alguma informação,
procure conhecer qual vai ser o público. A quem você quer afetar e qual
é o momento adequado. Se necessário, PREPARE-SE.
- Consulte
outras pessoas-
Consulte outras pessoas para planejar as comunicações, peça opiniões,
lembre que aqueles que o ajudam a planejar, com certeza o apoiarão.
- Como
transmitir? - Como você deve transmitir a sua mensagem,
esteja atento a sua tonalidade de voz, da receptividade de quem ouve,
bem como da linguagem que você irá utilizar.
- Verifique
se foi entendido- Sempre verifique se você foi entendido,
faça perguntas, pergunte o que foi entendido e não se a pessoa entendeu.
Após transmitir a informação, faça perguntas como: O que você entendeu?
Você poderia repetir o que eu transmiti?
- Suas ações - Esteja certo de suas
ações apoiam aquilo que você diz, lembre que ações falam mais alto do
que palavras.
- Entendimento - Procure não só ser
compreendido como compreender, seja um bom ouvinte não só para os
significados explícitos, mas também para os implícitos.
- Compartilhe - Compartilhe tanta
informação quanto for possível, isto trará ganhos para todos os
envolvidos.
- "FEEDBACK" - O retorno de informações
é importante para manter seus parceiros atualizados nos processos e
atividades de interesse comum, sempre retorne a informação, mostre os
resultados e ações consequentes de informação recebida anteriormente.
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Na era do fax, computador e internet são inúmeras
as maneiras das pessoas se comunicarem de forma rápida e prática, para
qualquer canto do mundo. Mas a principal dificuldade enfrentada não está em
como utilizar a tecnologia, uma vez que o domínio da informática é
praticamente total, e sim em se fazer entender claramente tanto na linguagem
falada como na escrita. Não é só o veículo que usamos para nos comunicar que
conta, mas também a forma, o conteúdo e a linguagem que utilizamos para isso.
Às vezes, conforme o veículo utilizado, o
documento redigido e até as palavras e formas de tratamento usadas não são as
mais indicadas para a situação. Seja um simples bilhete, um email, ou um
documento oficial, o fato é que nem sempre a linguagem corresponde à
formalidade ou informalidade do assunto, ou a estrutura de texto escolhida é
a mais adequada.
Tal como falar, escrever é um recurso que precisa
ser aprendido, e ambos, estão intimamente ligados, pois são atividades que
trabalham com a palavra. O fato de alguém saber ortografia, ou seja, saber
escrever as palavras com pequeno número de erros, não significa que esteja
pronto para escrever qualquer texto.
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A maior
dificuldade está em transformar as ideias em texto utilizando palavras
corretas no momento certo. Muitas vezes, acreditamos que a palavra não
expressa suficientemente o que ela quer dizer, e o texto acaba reunindo uma
fileira de palavras com mesmo sentido ou que não se relacionam entre si.
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